Inwerkingtreding nieuwe regelgeving inzake burgerlijke stand - deadline 31/3

Uitreksel uit de brief van 11/2/2019 van de minister van Justitie en de minister van Binnenlandse Zaken aan het college van burgemeester en schepenen en de ambtenaar van de burgerlijke stand

Op 31 maart 2019 treedt de nieuwe regelgeving inzake de burgerlijke stand in werking. Deze nieuwe bepalingen zijn vastgelegd in de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing (B.S. 2 juli 2018), zoals gewijzigd door de wet van 21december 2018 houdende diverse bepalingen betreffende justitie (B.S. 31 december 2018) en de wet van 19 december 2018 tot wijziging van diverse bepalingen inzake de regelgeving betreffende het levenloos kind (B.S. 1 februari 2019).

Dit houdt voor de gemeenten een aantal belangrijke veranderingen in. De voornaamste hiervan zijn:
  • Akten worden niet langer op papier opgemaakt en lokaal opgeslagen, maar worden opgesteld in een gedematerialiseerde vorm en opgeslagen in een centrale databank (DABS).
  • Akten moeten elektronisch worden ondertekend door de ambtenaar van de burgerlijke stand of de door hem gedelegeerde ambtenaar. De burger hoeft zelf niet meer te tekenen.
  • Afschriften en uittreksels worden voor allé gemeenten op dezelfde manier aangemaakt en afgeleverd en kunnen door de burgers in uw gemeente worden opgevraagd, ongeacht de gemeente of plaats waar ze werden opgesteld.
  • Het Rijksregister zal automatisch worden bijgewerkt op basis van de gegevens van de akten.
  • De vonnissen en de naamsveranderingen worden in de toekomst vanuit de FOD Justitie elektronisch overgemaakt aan de nieuwe centrale databank (DABS) en vervolgens automatisch verwerkt of, wanneer er nog een actie nodig is, elektronisch overgemaakt aan de bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand.
In voorbereiding hierop worden momenteel de nieuwe programma's door de gemeenten getest. De deelname aan deze testen is uiterst belangrijk om de kwaliteit van de nieuwe programma's te beoordelen en vormt ook een excellente voorbereiding op het werken met de nieuwe toepassing vanaf 31 maart 2019. Er werden immers een aantal nieuwe functionaliteiten toegevoegd waarmee het mogelijk wordt op een eenvoudige wijze wijzingen door te voeren op bestaande akten en elektronisch berichten uit te wisselen met alle diensten betrokken bij de burgerlijke stand.

Vanaf 31 maart 2019 zullen afschriften en uittreksels uitsluitend worden aangemaakt en bijwerkingen op akten enkel worden doorgevoerd op basis van de in de DABS opgeslagen akten. Hiervoor is het vereist de betrokken oude akten vanuit de lokale registers op te laden in de nieuwe databank.

Teneinde de opstart van de gemoderniseerde burgerlijke stand vlot en zonder problemen te laten verlopen, is het essentieel dat elke gemeente minstens volgende acties onderneemt:
  1. Er zich van verzekeren dat ze, via hun lokale softwareleverancier of IT-partner, beschikt over een nieuwe of gemoderniseerde toepassing burgerlijke stand die toelaat de akten elektronisch aan te maken en te ondertekenen.
  2. Deze nieuwe toepassing voorafgaand aan de opstart op 31 maart 2019 voldoende testen.
  3. Ervoor te zorgen dat de personen belast met de burgerlijke stand een passende vorming hebben genoten inzake de nieuwe wettelijke bepalingen en voldoende zijn opgeleid om het nieuwe systeem te gebruiken.
  4. Teneinde de dienstverlening aan de burgers te verzekeren dient de ambtenaar van de burgerlijke stand, in uitvoering van het nieuwe artikel 9 van het Burgerlijk Wetboek, de personeelsleden van de burgerlijke stand te machtigen bepaalde acties digitaal zelf uit te voeren. Het voltrekken van huwelijken blijft voorbehouden aan de ambtenaar van de burgerlijke stand of diegene die gemachtigd is hem te vervangen.
  5. De ambtenaar van de burgerlijke stand en de door hem gedelegeerde personen dienen over de vereiste gebruikersrechten te beschikken binnen RRN-ADMIN. Naast de ambtenaar van de burgerlijke stand, moeten dus ook de burgemeester en schepenen die een huwelijk voltrekken voldoende gebruiksrechten hebben om de huwelijksakte met het certificaat van hun elektronische identiteitskaart te kunnen ondertekenen.
  6. Uw dienst Burgerlijke Stand dient te beschikken over het vereiste materiaal om akten elektronisch te ondertekenen en over een scanner om oude akten te migreren naar de DABS wanneer een afschrift wordt gevraagd van een akte of er een wijziging moet op worden aangebracht.
  7. De oude akten in bulk op voorhand migreren, zeker indien uw gemeente vandaag reeds veel uittreksels of afschriften dient af te leveren. Indien dit niet gebeurt, bestaat het risico dat de werking van de diensten Burgerlijke Stand en Bevolking wordt verstoord.

Indien u nog vragen heeft inzake bovenvermelde punten kan u deze steeds sturen naar het volgende mailadres: helpdesk.DABS@premier.fed.be.

Technische vragen dient u wel in de eerste plaats te richten tot uw IT-leverancier.
« Terug

Auteur

Philippe Delvaux
Publicatiedatum
20-02-2019
Algemene voorwaarden | RSS | Nuttige links