Agenda Iris 21 : communicatie

Deze tweede workshop van het jaar was gewijd aan de communicatie. De deskundige van dienst was Douglas Geddes, van The Crew Communication.

Inleiding

Enkele elementen van administratieve follow-up:

de financiële overeenkomst
de storting van de subsidies
de uitgaven die in aanmerking komen
etc.

Enkele elementen van de communicatie:

gebruik van het logo Agenda Iris 21
de gewestelijke logo's

>> Download de uiteenzetting van Pascale Alaime, Leefmilieu Brussel - BIM (pdf)

Basisprincipes van de communicatie

Wie, wat, waarom, wanneer, hoe, waar?

Een goede briefing. Details van de verschillende communicatiemiddelen (website, newsletter, etc.).

>> Dow nload de uiteenzetting van Douglas Geddes, The Crew Communication (pdf)

Praktische oefening

Het 2e deel van de voormiddag bestond uit groepswerk.

Op basis van een theoretische tijdlijn (planning) van de Lokale Agenda 21 die aan de deelnemers voorgelegd werd, konden zij de mogelijkheden aangeven voor de communicatie en de boodschappen die men wil meegeven. De oefening was zonder financiële beperkingen (er werd van uitgegaan dat het beschikbare budget onbegrensd is). In cursief staan de antwoorden van een groep deelnemers.

Tips en commentaar

De burger weet niet wat een Lokale Agenda 21 is. Men zou er even bij moeten stilstaan en de nodige uitleg geven.
Er bestaat geen wonderrecept.
Communicatie is geen doel op zich, maar staat ten dienste van het project.
Soms is er niets mee te delen.
Het doel van communicatie is een gedragsverandering. Dat is een moeilijke opdracht. Men moet op lange termijn denken. Het gedrag van de mensen veranderen duurt jaren.
Het is nuttig om de impact van de communicatie te meten. Men moet bij voorbeeld vandaag de vraag stellen (aan collega's, mensen in de straat, ...) "wat is een A21?" en diezelfde vraag binnen een jaar nogmaals stellen.
Om een communicatieplan op te stellen moet men een duidelijk idee van de sleutelevenementen hebben. In de programmatie en in het gebruikte instrument moet men een algemeen beeld en een beeld van de A21 hebben.

1. Voorbereiding – Uitwerking

Planning	Antwoorden aangebracht door een groep deelnemers
indiening van de kandidatuur	Interne communicatie, maar niet meer
goedkeuring van het dossier	Interne communicatie: Politiek: College Administratief: de gemeentesecretaris stelt de contactpersonen aan. Het team A21 treedt stilaan naar buiten. Internet Infosessies voor het college, de dienstenhoofden, de dienst grootstedenbeleid. Externe communicatie: Niet voordat er inhoud is
interne structurering: uittekening van de transversale structuren (communicatie, sturing, coördinatiecel)
interne communicatie onder het administratief personeel
ondertekening van het charter van Aalborg	De externe communicatie toespitsen op dit punt en de interne communicatie rond de kandidatuur.

2. Stand van zaken - Diagnose

Algemeen commentaar: het is moeilijk een stand van zaken op te maken zonder inbreng van de bevolking en andere betrokken partijen!

Planning	Antwoorden aangebracht door een groep deelnemers
start van de stand van zaken / diagnose	Interne communicatie: om te informeren raad college directiecomité vergaderingen niveau A (die op hun beurt de informatie doorgeven) communiceren via intranet (e-mail, aantal vergaderingen beperken) Externe communicatie: doel = participatie verenigingen (verbindingsschakel met de bevolking) website vulgarisering van het thema agenda van de participatievergaderingen
officiële keuze van de prioritaire werkassen (college van de gemeenteraad)	Interne communicatie: de impact op de uitvoering van de LA21 verzekeren Externe communicatie: de mensen motiveren om deel te nemen aan de werkgroepen
communicatie ivm prioritaire werkassen (intern en extern)

3. Productie en goedkeuring

Planning	Antwoorden aangebracht door een groep deelnemers
start van de werkgroepen, "projectfiches" per thema	Internet samenvattend verslag Intranet volledig verslag
zorgen voor overeenstemming, arbitrage, opstelling van kladversie van het actieplan
debat, aanpassing van het actieplan (al dan niet participatief)
goedkeuring van het actieplan door de gemeenteraad	Interne communicatie: met oog voor de uitvoering overtuigen, zich aanpassen aan het publiek officieel discours Externe communicatie: sociale netwerken: interactieve blog – forum internet
communicatie over het actieplan

Als voorbereiding op de workshop hebben wij enkele vragen gekregen van gemeenten en OCMW's die met een Lokale Agenda 21 bezig zijn. Wij hebben op de workshop getracht een antwoord te zoeken op die vragen. De antwoorden en commentaar op de vragen staan cursief.

Hoe moeten we een communicatieplan opstellen? Wat is de link met een participatieplan? Bureaus die gespecialiseerd zijn in participatie, zijn niet noodzakelijk (en zelfs zelden) communicatiebureaus: wat moeten we dan doen?
Een Agenda 21 ontwikkelt verschillende thema's/domeinen in zijn actieplan (principe: eerst informeren en sensibiliseren om te motiveren om tot actie over te gaan). Is er in elk domein specifieke communicatie nodig of is algemene communicatie A21 voldoende? Hoe en wat?
Hoe kunnen we het project LA21 gebruiken om het image van de gemeente te valoriseren (stadsmarketing, cf. Valenciennes)?
Hoe kunnen we een maximale impact verkrijgen met een minimaal budget?
Welke dragere kunnen we gebruiken om zo veel mogelijk mensen te bereiken? Door alle middelen samen te brengen. Door naar schaalvoordeel te streven.
Moet er communicatie zijn van in het begin van het project (intern en naar de bevolking toe?
Welke fouten worden er vaak gemaakt bij dit soort initiatieven?
Hoe kunnen we de valstrik van de zuivere infosessie vermijden (unilaterale communicatie)?
Hoe kunnen we het publiek zin geven om in dialoog te treden? Als het project de indruk wekt dat het in een ruimer kader past, zullen we meer mensen aantrekken.
Hoe kunnen we een sterk beeld (identificatie van het project A21) combineren met aanmoediging tot creativiteit (flexibiliteit zodat iedereen het zich op zijn manier kan toe-eigenen)? Men moet zorgen voor een sterke identiteit, die inspiratie geeft, zodat ieder zich het project toe-eigent.
Logo, grafische kaart: link tussen het logo Agenda Iris 21 en individueel logo LA21 van de gemeente: ja of nee? Zo ja, dan vindt elke gemeente het zijne uit of kunnen de gemeenten die met een LA21 bezig zijn, samen werken?
Het gebruik van het logo geeft coherentie. Wie iets anders doet, maakt zich los van de andere. Doeltreffende communicatie berust op herhaling en conformering.
Als er geen grafische kaart is, moet de identiteit progressief opgebouwd worden.
Als er een grafische kaart is, kunnen er aanpassingen aangebracht worden. Er moet naar coherentie gezocht worden tussen de twee, om conflicten te voorkomen. Voorbeeld: gemeentelijke grafische kaart bovenaan links en grafische kaart A21 rechts beneden. Terug