Agenda Iris 21 : la communication

Ce second atelier de l’année était consacré au thème de la communication. L’expert invité était Douglas Geddes, The crew communication.

Introduction à la matinée

Quelques éléments de suivi administratif :

la convention financière
le versement des subsides
les dépenses éligibles
etc.

Quelques éléments de communication :

l’utilisation du logo Agenda Iris 21
des logos régionaux

>> Téléchargez l’intervention de Pascale Alaime, Bruxelles Environnement-IBGE (pdf)

Principes de base de la communication

Qui, quoi, pourquoi, quand, comment, où ?

Un « bon »briefing. Détails des différents outils de communication (site internet, newsletter, etc.).

>> Téléchargez l’intervention de Douglas Geddes, The crew communication (pdf)

Exercice pratique

La deuxième partie de la matinée était consacrée à un travail en sous-groupes.

A partir d’une ligne du temps (un planning) théorique de l’Agenda 21 local proposée aux participants, il leur est demandé d’y intégrer les opportunités de communication et de préciser les messages que l’on veut communiquer. L’exercice se fait sans contrainte financière (le budget disponible est considéré comme illimité). En italique, les réponses proposées par un groupe de participants.

Quelques conseils et commentaires

Le citoyen ne sait pas ce qu’est un Agenda 21 local. Cela mérite que l’on s’y attarde et prenne le temps de l’expliquer.
Il n’y a pas de recette miracle.
La communication n’est pas une fin en soi ! Elle est là pour servir le projet.
Parfois il n’y a rien à communiquer.
La communication vise le changement de comportement. C’est une tâche difficile. Il faut s’inscrire dans la durée. Des années sont nécessaires pour changer les comportements !
Il est utile de mesurer l’impact de la communication. Ex : poser aujourd’hui la question (aux collègues, aux gens dans la rue, etc.) "c’est quoi un A21 ?" Et refaire la même chose dans un an.
Pour construire un plan de communication, il faut avoir une idée claire des évènements clés. Dans la programmation et dans l’outil utilisé, une vue générale et une vue de l’A21 est nécessaire.

1. Préparation – Mise en place

Planning	Réponses proposées par un groupe de participants
introduction de la candidature	Communication en interne mais pas plus
acceptation du dossier	Communication interne : Politique: Collège Administratif:le secrétaire communal désigne les relais. L'équipe A21 se fait progressivement connaître. Internet Des séances d’information pour le Collège, les chefs de service, le service de la politique des grandes villes. Communication externe : Pas avant d’avoir du contenu!
structuration interne : mise en place des structures transversales (communication, pilotage, cellule de coordination)
communication interne au personnel administratif
signature de la Charte d'Aalborg	Axer la communication en externe sur ce point et la communication interne autour de la candidature.

2. Etat des lieux- Diagnostic

Commentaire général : il est difficile de réaliser un état des lieux sans impliquer la population, les acteurs, etc. !

Planning	Réponses proposées par un groupe de participants
lancement de l'état des lieux / du diagnostic	Communication interne : objectif informer Conseil Collège Comité directeur Réunions niveau A (qui a son tour relaie l'info) communiquer via intranet (courriel, éviter la "réunionnite"!) Communication externe : objectif participation Associations (utilisation de relais vers la population) site internet vulgarisation du sujet agenda des réunions de participation
choix officiel des axes de travail prioritaires (Collège ou Conseil communal)	Communication interne : assurer l’impact sur la mise en œuvre de l’A21L. Communication externe : motiver les gens à participer aux groupes de travail.
communication sur les axes prioritaires (interne et externe)

3. Production et approbation

Planning	Réponses proposées par un groupe de participants
lancement des groupes de travail, "fiches projets" par thématique	Internet PV- minutes (résumé) Intranet PV complet
mise en cohérence, arbitrage, rédaction du draft du plan d'action
discussion, amendement du plan d'action (participatif ou non)
approbation du plan d'action par le Conseil communal	Communication interne : viser la mise en œuvre convaincre, s'adapter au public discours officiel Communication externe : réseaux sociaux : blog interactif – Forum internet (info descendante)
communication sur le plan d'action

En guise de préparation à l’atelier, nous avons reçu diverses questions que se posent les communes et CPAS engagés dans un Agenda 21 local. Notre atelier a tenté de répondre à ces interrogations. En italique quelques commentaires et éléments de réponse émis, lors de l’atelier, par les participants.

Comment concevoir un Plan de communication ? Quelle articulation avec un plan de participation ? Les bureaux « spécialisés » en participation ne sont pas forcément (et même peu souvent) des bureaux de com. Pourquoi, comment faire ?

L’A21 développe de multiples thématiques/ domaines dans son plan d’actions.(Principe : d’abord informer et sensibiliser pour motiver à agir)
Chaque domaine a-t-il besoin d’une communication particulière ou se contente-t-on d’une communication générale A21? Comment procéder, que choisir ?

Comment utiliser le projet AL21 dans la perspective d’une valorisation de l’Image de la commune (marketing urbain, cf. Valenciennes) ?

Comment avoir un maximum d’impact avec un minimum de budget ?

Quel support utiliser pour toucher un maximum de monde ?
Par la mise en commun et la mutualisation des ressources. Par l’économie d’échelle.

Faut-il communiquer dès le lancement du projet (en interne et auprès de la population) ?

Quelles sont les erreurs fréquemment rencontrées dans ce type de démarche ?

Comment éviter le piège de la séance d’information pure (communication unilatérale) ?

Comment donner au public l’envie d’entrer en dialogue ?
Si le projet donne l’impression de s’insérer dans quelque chose de plus vaste, il attirera plus de monde.

Comment concilier image forte (identification forte du projet A21) et ouverture à la créativité de chacun (flexibilité pour que chacun puisse se l’approprier) ?
Il faut une identité forte et inspirationnelle pour que l’on s’approprie un projet !

Logo, charte graphique : articulation du logo Agenda Iris 21 Région et logo perso AL21 de la commune ? Oui ou non ? Si oui, chacune des communes invente le sien ou il pourrait être envisagé un travail en commun des communes engagées dans un AL21 ?
L’usage du logo donne de la cohérence. Celui qui fait différent se dessert. L’efficacité de la communication vient de la répétition et de la conformance. C’est aussi un retour des choses pour l’autorité qui investi.
S’il n’y a pas de charte graphique, l’identité est à construire progressivement.
S’il y a une charte graphique, les aménagements sont possibles. Il faut chercher la cohérence entre les deux afin d’éviter les conflits. Par exemple : charte graphique communale à gauche haut et charte graphique A21 à droite dans le bas.

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